6 TIPOV PRE LEPŠÍ ČASOVÝ MANAŽMENT

Prevažnú časť vianočných sviatkov som strávila v Žiline. Keď sme sa s Dominikom rozlúčili s rodinou a kráčali dole schodmi, mamina na mňa so smiechom zakričala: „mala by si si dať novoročné predsavzatie, že mi budeš viac telefonovať.“ Odpovedala som jej na to s úsmevom na perách a so slovami, že ja si predsavzatia na nový rok nedávam, ale čo si zaumienim, to realizujem. Príde mi totiž zbytočné predsavzať si niečo, keď to môžem splniť hneď zajtra. A tak som hneď začala plniť svoj (resp. viac maminin) plán, že telefonujem svojim rodičom častejšie, keďže niekedy sa skutočne zabúdam ozvať.

V prípade, že vy si dávate novoročné záväzky a jedným z nich je lepší časový manažment, tak potom verím, že pre vás dnešný článok bude užitočný. Pripravila som si totiž pre vás 6 tipov, ako lepšie organizovať svoj časový harmonogram. V článku som sa preto sústredila na rady, ktoré mi najviac pri práci pomáhajú a ktoré dodržiavam. Priznávam, že niektoré menej, iné viac, ale pri ich plnom využívaní je každý pracovný deň omnoho ľahší a to bez ohľadu na to, či som práve na katedre alebo pracujem z domu na blogu či na ďalších pracovných aktivitách. Najmä počas tzv. home officov sú tieto rady viac ako na nezaplatenie, keďže vtedy potrebujem veľmi prísny denný plán, aby som všetko stihla a neflákala sa.

1. DÔLEŽITÉ SÚ DENNÉ PLÁNY A „TO DO LISTY“

Každý pracovný deň začínam pri káve alebo zelenom čaji vytvorením tzv. „to do listu“. Spíšem si, čo chcem spraviť v priebehu nasledujúcich hodín, týždňa či mesiaca až vytvorím ucelený zoznam činností. Vždy, keď danú vec splním, si ju prečiarknem a hneď mám počas pracovného dňa lepší pocit. Na takéto zoznamy úloh mám vyčlenený samostatný poznámkový blok a akonáhle zapíšem jednu stranu, vytrhnem ju a prepíšem odznova. Takto aspoň sama seba nútim každý deň resp. každé dva – tri dni prepisovať celý zoznam a tým pracovať lepšie, aby som čím skor splnila celý svoj zoznam úloh namiesto neustáleho prepisovania. Aj keď priznávam, niekedy svoj poznámkový blok obchádzam a píšem si zoznam úloh na nalepovacie papieriky, aby som nemusela prepisovať všetky činnosti, ale postupne sa to lepší. S „to do listami“ fungujem už pár mesiacov a pri mojom striktnom časovom manažmente sa mi veľmi osvedčili. Uvedomila som si, že som vďaka nim efektívnejšia, spokojnejšia, menej v strese a omnoho menej zabúdam na dôležité úlohy. Mimochodom, aktuálne hľadám niečo ako diár avšak len s miestom na to do listy teda nejaký „to do listár“ (to je názov, ale hádam ma chápete). Ak máte tipy, veľmi sa im poteším.

2. TERMÍNY, PRIPOMIENKY, POZNÁMKY

Jednotlivé dni mi veľmi uľahčujú pripomienky v telefóne. Aj keď možno vyznie vtipne, čo tu teraz napíšem, ale počas niektorých vyťažených dní si dávam pripomienky, aby som nezabudla dať prať či napísať článok, lebo som na to schopná zabudnúť. Pred Vianocami sa mi dokonca stalo, že som úplne zabudla na posedenie s kamoškami, za čo som sa veľmi hanbila, ale aspoň som si vytvorila novú kolónku v mojom plánovači – čas na kamarátov. Inšpirovala ma moja kolegyňa, ktorá si do diára značí jednou farbou pracovné veci a druhým odtieňom zase mítingy s kamarátmi. Podľa mňa je to PERFEKTNÉ!

Keďže s Dominikom máme obaja nabitý program a niektorým pracovným povinnostiam sa venujeme spolu, vytvorili sme si prostredníctvom telefónov zdieľané kalendáre. Fialovou si označujem svoj program, Dominik zase píše svoje aktivity modrou a všetky spoločné činnosti si vyznačujeme žltou. Takto máme prehľad o dôležitých termínoch – kto, kedy a kde sa nachádza a na ktorý deň máme čas na spoločné fotenie či na voľné víkendy. Navyše, za každým, keď niečo nové pridáme do kalendára, to druhú stranu automaticky upozorní. Niekedy sa preto stáva, že v priebehu minúty pribudne aj desať nových úloh do nášho diára a desať nových notifikácií. Veľmi sa nám s manželom tento systém osvedčil. Vďaka nemu sa rýchlejšie pri spoločných pracovných aktivitách skoordinujeme a máme viac času na relax.

Okrem pripomienok, dôležitých termínov a zdieľaného kalendára využívam aj poznámky v mobile. Do nich si zapisujem myšlienky, ktoré mi prídu v priebehu dňa (napríklad aj na nové články), dôležité čísla alebo zoznamy na nákup. Bez nich si taktiež neviem predstaviť jednotlivé pracovné dni.

3. SINGLETASKING VS. MULTITASKING

Aj keď pri varení alebo upratovaní sa mi multitasking veľmi osvedčil, počas pracovného dňa sa mu radšej vyhýbam. Osvedčilo sa mi, ak sa sústredím na jednu aktivitu a nemám rozrobených päť rôznych činností. Nielenže mi prospieva po psychickej stránke, ak vyškrtávam splnené úlohy zo svojho „to do listu“, ale zároveň mám pocit, že efektívnejšie využívam svoj deň – najskôr splním prvú aktivitu, potom druhú, tretiu…namiesto toho, že na piatich činnostiach pracujem súčasne počas celého dňa. Takýmto spôsobom svoju prácu zvládnem kvalitnejšie a rýchlejšie a mám pocit, že mám viac energie pracovať až do neskorých večerných hodín. Samozrejme, za multitasking nepovažujem pitie kávy zarovno s prácou alebo počúvanie hudby. Tá mi pri práci skutočne pomáha. Veľmi rada počúvam spotify či rôzne výbery z youtube. Čítala som, že k zvýšeniu produktivity počas dňa pomáha napríklad jazzová hudba alebo dokonca aj počúvanie ruchu kaviarne, s čím úplne súhlasím. Počas mnohých pracovných dní sa mi s mojím Asus Zenbookom pracuje v kaviarňach priam perfektne. Keďže je ľahký, veľmi dobre sa mi s ním presúva z jedného mesta na druhé. Má matný displej a je väčší ako môj prvý notebook, preto sa mi na ňom omnoho lepšie pracuje na blogu. Navyše, jeho 15,6 palcový displej ponúka široký farebný rozsah, vďaka ktorému sú farby omnoho živšie a presnejšie, čo sa mi skvele hodí pri úprave niektorých fotiek. A keď sa k tomu pridá super výdrž báterie a nádherný dizajn, je to super „parťák“ na efektívnu prácu v kaviarni.

4. KEĎ PRVÁ HODINA ROZHODUJE

Kedysi som zvykla vybavovať a odpisovať na e-maily v ranných hodinách, no osvedčilo sa mi, ak si túto aktivitu nechávam na poobedie. Veľakrát sa mi totiž stalo, že som sa tak „zamotala“ v mailovej schránke pri odpisovaní, až som zrazu išla na obed a mala som pocit, že už mám veľmi málo času na ďalšie aktivity. Po novom sa počas prvých hodín sústredím na najdôležitejšie pracovné úlohy, potom na kreatívnu prácu a neskôr napr. v poobedných hodinách zase venujem svoj čas e-mailom. Ráno je skrátka najproduktívnejšie a najlepšie na prácu.

5. ODSTRÁNENIE NEGATÍVNYCH ELEMENTOV

Počas pracovného dňa sa nám do cesty „postavia“ mnohé odpútavače pozornosti. Stačí spomenúť  mobily, sociálne siete či ďalšie aplikácie. Títo žrúti času ma neraz uberú o množstvo môjho času a spôsobia totálny šrkt cez moje plány. Zo všetkých šiestich bodov s týmto predposledným bojujem najviac, no už sa to zlepšuje. Snažím sa najskôr skončiť jednu prácu, neskôr ďalšiu a až potom si pár minút vyhradiť na sociálne siete. Musím sa priznať, že najviac času zo všetkých negatívnych elementov mi zoberie Instagram a sledovanie Insatastories. Preto som ho obmedzila na niekoľko minút za deň a je to s mojou pracovnou efektivitou hneď lepšie. Dominik mi navrhoval úplny zákaz, ale s ním by to nešlo, keďže Instagram patrí k mojej práci.

6. RELAX VO VOĽNOM ČASE

Prosím, nikdy, nikdy, nikdy ale nikdy nezabúdajte na RELAX. Vyhraďte si každý deň na ňho pár minút či hodín a verte mi, pomôže to aj k zvýšeniu vašej pracovnej aktivity. Zbožňujem chvíle vo wellnesse, vo vani či pri skvelej káve po celom náročnom dni. Určite odporúčam dnešnú fotogenickú lokáciu – Bistro Bonjour v Košiciach. Okrem chutnej kávy tu perfektne varia a pripravujú dokonalé palacinky – MŇAM!

Ak by ste hľadali ďalšie inšpirácie, ako relaxovať, nájdete ich v článku 6 TIPOV AKO ODDYCHOVAŤ.

Ak by vás zaujímalo, odkiaľ sú jednotlivé kúsky z outfitu, čoskoro vám to na blogu prezradím. :))

Prajem krásne dni!

FOTO: DOMINIK BABUŠÍK

V spolupráci s ASUS